入札の変更申請、どのように対応すれば良いでしょうか？

入札の変更申請、どのように対応すれば良いでしょうか？

入札の変更申請を行う前にご一読ください

入札参加資格を保持している際、例えば、「会社名」や「代表者」の変更があった場合には原則、各自治体に向けて変更届を出す必要があります。これを怠った状態で入札に参加しますと、契約の際のトラブルにもなりかねません。

一方で、必ずしも変更届を出さなくて良い変更項目もあります。例えば、「資本金」や「取締役の構成」などの項目が該当します。特に状況によっては、年に何度も資本金を変更している場合、どのタイミングで変更申請をして良いのかわからないですよね。

結論としては、こちらの変更届、各自治体や機関によって、申請の要否が異なります。あまりに細かい項目ですと、タイミングや担当者によって回答が異なることもございます。申請者側からすれば、非常に厄介なことですが。。。

変更申請について

入札札参加資格申請の際には、「資本金」や「自己資本額」など会社の数字を申請書に記入します。そこで、入札参加資格申請を行って、有資格者となってから資格の有効期限を迎えるまでの間に会社の情報に変更があった場合には当然、【変更申請】が必要になります。申請情報が変わっているため、ということですね。

特に資本金や自己資本額、流動比率などは、会社のレベルを示す《等級》にも影響してきます。たとえば増資を行った場合だと、等級が上がる場合もあるので、大事な届出と言えます。

変更申請、必要・不必要？

しかし、この【変更申請】、各自治体や機関によって、申請の要否が異なります。ある自治体では手引書に資本金を変更した場合は＜すみやかに＞変更申請を行ってください。と記載があるのに対して、違う自治体では、資本金の変更申請については、そもそも申請の必要があるのかどうか、何も記載がなかったりする場合もあります。

また変更申請の内容、会社様の状況によって、変更申請の必要・不必要が分かれる場合がございます。
たとえば増資の場合です。最初の申請（定期申請）の等級で、レベルＡの一番高い等級を取っている場合、当然、増資をしても等級はずっとＡの一番上の等級のままなので変更申請をする必要はない。という判断をする自治体もあるのです。
さらに変更をしたタイミングが、入札参加資格申請の更新申請の時期に近い場合は、【変更申請】せずに、定期申請で新しい情報を記載する形で構わない。という判断をする自治体もあります。
一方で、更新申請時点で提出する申請書と添付の登記簿謄本との情報を必ず一致させる必要があると考えて、逐一、変更申請を求める自治体もございます。

変更申請、どのように対応すれば良いでしょうか？

このように、一概に変更申請の必要・不必要の判断はつかない、というのが実情です。ではすべてに出せば良いかと言うと、変更申請の様式は自治体・機関によって異なりますし、さらには、郵送で対応が可能な場合もあれば、直接自治体へ持ち込む持参申請が必要な場合もあります。

複数の自治体・機関に対して入札参加資格をお持ちの会社は、どうぞ変更事由が起きる前に、手引書の確認及び自治体等担当者への事前確認をしておきましょう。（中には変更後何日以内での届出が必要という条件の自治体もございます。）

変更申請の必要・不必要は、ケースによっては年度によって変わることもありますので、可能であれば毎年度、手引書の確認&担当者への事前確認をするべきです。

もし現在、複数の資格を持っていて社内で対応しきれない場合は、弊社に一度ご相談ください。変更申請を一括で任せたい場合はもちろん、申請は、自社で行いたいけど、自治体ごとに申請が必要か不要か、必要書類の有無などのリサーチ、書類作成まで依頼して届出は自社で行う場合など、様々なケースを承ります。相談、見積もりだけでも構いませんので、お気軽にお問い合わせくださいませ。